Strona główna >> Blog >> Analiza Krytyczności - Jak praktycznie przeprowadzić wdrożenie?
Analiza Krytyczności – Jak praktycznie przeprowadzić wdrożenie?
Pierwsza część opisywała Analizę Krytyczności jako fundament w zarządzaniu majątkiem. Odpowiadała na pytania o sens jej przeprowadzania, obszary zastosowania oraz wartości z niej płynące.
>> Analiza Krytyczności - Część I: Fundament racjonalnych decyzji w Zarządzaniu Majątkiem <<
W drugiej części znajdziesz praktyczny proces przeprowadzenia analizy krytyczności. Jest to kompilacja wielu projektów tego rodzaju, które prowadziliśmy oraz stanowi on punkt wyjścia dla nowych projektów. Nie znaczy to jednak, że zawsze wygląda on tak samo. Analiza Krytyczności ma stanowić wartość dla TWOJEJ organizacji, dlatego dopasowanie zarówno kroków procesu jak i elementów analizy jest jej naturalną konsekwencją.
Elementy oceny krytyczności aktywów
Zanim przejdziemy do opisania samego procesu, zatrzymajmy się na chwilę nad elementami Analizy Krytyczności Majątku:
- Struktura/ Hierarchia Majątku Technicznego – kompletne zestawienie lokalizacji funkcjonalnych (rozumianych jako obiekty logiczne) oraz urządzeń (rozumianych jako obiekty fizyczne) podlegających analizie krytyczności.
- Model Analizy – często nazywany również Rankingiem Krytyczności, czyli zestaw kryteriów, ich parametrów, wartości oraz opisów. Model Analizy jest indywidualnym dla każdej organizacji narzędziem pokazującym, dlaczego poszczególne urządzenia możemy traktować jako wysoko-, średnio- lub niskokrytyczne. Często budując model wskazuje się na przykłady ocen dla charakterystycznych obiektów technicznych.
- Oceny szczegółowe – szczegółowe wyniki przeprowadzonej analizy krytyczności obiektów technicznych. Uzyskanie ocen szczegółowych to najbardziej pracochłonny element Analizy.
- Model agregacji – zestaw zasad, którymi organizacja będzie posługiwać się do uzyskania Finalnego poziomu krytyczności obiektu. Model agregacji zawiera wszystkie reguły przeliczeń matematycznych (punkty, wagi, zakresy) oraz logicznych, które w efekcie prowadzą do osiągnięcia Finalnego poziomu krytyczności obiektu.
- Krytyczność obiektu – finalny poziom krytyczności obiektu wynikający z Ocen szczegółowych oraz zastosowania wybranego Modelu agregacji. Krytyczność obiektu może mieć formę klas np. A, B, C, D lub być określona na skali liniowej. W znaczącej większości organizacji określa się jedną Krytyczność obiektu, aczkolwiek w niektórych Analiza Krytyczności finalny wynik podawany był jako dwie wartości.
Oprócz powyższych kluczowych produktów powstających w trakcie Analizy Krytyczności, w tle wykorzystywane jest narzędzie wspierające cały proces – czasami jest to dopasowany arkusz Excel, system CMMS/EAM, system APM (Asset Performance Management) lub narzędzie dedykowane Analizie Krytyczności.
Kroki wdrożenia Analizy Krytyczności
Dysponując perspektywą elementów analizy Krytyczności, przechodzimy do procesu ich opracowania. W Operivo proces analizy krytyczności wygląda następująco:
1. Przygotowanie do Analizy Krytyczności
Obejmuje formalne aspekty projektu:
- określenie celów Analizy, założeń oraz procesów biznesowych, w których ma być wykorzystana,
- powołanie zespołu projektowego,
- ustalenie/opracowanie narzędzia do Analizy Krytyczności,
- spotkanie Kick-off projektu.
2. Potwierdzenie Struktury Majątku Technicznego oraz innych danych niezbędnych do przeprowadzenia Analizy Krytyczności.
Struktura Majątku jest podstawowym elementem analizy i w sytuacji, gdy jest nieaktualna lub hierarchia nie była opracowywana w spójny sposób, na etapie opracowania ocen szczegółowych duża część czasu poświęcana jest na korekty struktury co jest nieefektywne.
Przykład z jednego z ostatnich projektów: Na prośbę Klienta po rewizji struktury pokazującej istotne uchybienia przeszliśmy do Ocen szczegółowych. W efekcie zamiast przeprowadzać dynamicznie oceny, zespoły wskazywały na każdym kroku kolejne obiekty, które powinny zostać uwzględnione w analizie. Po pierwszej Ocenia szczegółowej trzeba było rozszerzyć projekt o kolejne 2 fazy: wprowadzenia korekt do struktury oraz ponownej oceny szczegółowej.
W przypadku, gdy jednym z założeń wstępnych analizy jest wykorzystanie innych danych np. historii awarii, historii zużycia części zamiennych, na tym etapie należy potwierdzić ich dostępność i rzetelność.
3. Opracowanie Modelu Analizy (Rankingu krytyczności)
Model Analizy opracowywany jest z zespołem projektowym Klienta, w skład którego powinni wchodzić przedstawiciele wszystkich interesariuszy, na pracę których będzie wpływał wynik Analizy Krytyczności. Zazwyczaj są to działy Produkcja, UR, BHP, Ochrona Ppoż, Jakość, Inwestycje, Środowisko, Logistyka.
Zestaw kryteriów i parametrów dobiera się na podstawie odpowiedzi na podstawowe pytanie: „Co czyni poszczególne obiekty techniczne krytycznymi?”. W efekcie warsztatów powstaje zazwyczaj lista 4-7 kryteriów reprezentowanych przez 7-11 parametrów. Najczęściej każdy z nich rozpisany na 3 poziomy istotności (A, B, C). Mogą też mieć charakter liniowy (reprezentacja liczbowa) lub binarny (Tak/Nie)
Model Analizy uznaje się gotowy do dalszego wykorzystania, gdy perspektywa każdego z interesariuszy jest reprezentowana, a kwalifikacja obiektu do określonej klasy krytyczności w każdym z kryteriów jest klarowna.
4. Wytypowanie obiektów do analizy pilotażowej oraz określenie ich oczekiwanego poziomu krytyczności
Krok ten nie zawsze jest realizowany, ale zalecamy jego rozważenie, gdyż redukuje to ryzyko późniejszych korekt Modelu Analizy, gdy Ocena szczegółowa została opracowana dla istotnej grupy obiektów technicznych.
Podstawowym założeniem Analizy Krytyczności jest wytypowanie takich 5-15% obiektów, których istotność dla organizacji jest najwyższa według obiektywnych kryteriów opracowanych w Modeli Analizy. Dodatkowym ważnym aspektem jest uniknięcie sytuacji, w której wynik analizy krytyczności w dużym stopniu odbiega od dotychczasowego rozumienia krytyczności obiektów. W tym celu przeprowadza się analizę pilotażową dla ograniczonej „próbki” obiektów technicznych. Żeby zidentyfikować ewentualne odstępstwa między uzyskiwanymi wynikami oraz rozumieniem krytyczności poszczególnych obiektów, określa się ich oczekiwany poziom krytyczności.
Zalecana „próbka” obiektów do analizy pilotażowej powinna obejmować 40-100 obiektów z różnych obszarów/systemów technicznych, których oczekiwana krytyczność na poziomie najwyższym to 5-15%, najniższym 20-40%, a reszta na poziomie uśrednionym.
Drogi czytelniku/ czytelniczko pamiętaj, że wynikiem Analizy Krytyczności jest nie tylko świadomość, która część majątku jest najważniejsza, ale również to, która część majątku wiąże się z najniższym ryzykiem. Świadomość, które z urządzeń są najmniej krytyczne może być bardzo istotna podczas szukania oszczędności czasu i pieniędzy!
5. Przeprowadzenie oceny pilotażowej oraz zbudowanie wstępnego Modelu agregacji
Celem analizy pilotażowej jest weryfikacja, czy każde z kryteriów/parametrów „zadziałało”, czyli jest widoczne zróżnicowanie ocen.
Do przeprowadzenia oceny pilotażowej potrzebne jest zestawienie obiektów z ocenami oczekiwanymi (ważne, żeby oceny oczekiwane zostały określone przed rozpoczęciem oceny) oraz Model Analizy.
W tym kroku przeprowadzana jest ocena szczegółowa tylko dla ograniczonej grupy obiektów. Na podstawie uzyskanych ocen opracowywana jest pierwsza wersja Modelu Agregacji.
Na tym etapie może pojawić się potrzeba korekty Modelu Analizy. Kryterium sukcesu jest „zadziałanie” każdego z kryteriów, czyli zróżnicowanie ocen oraz opracowanie Modelu Agregacji umożliwiającego osiągnięcie finalnych ocen (Krytyczności Obiektów) spójnych z krytycznością oczekiwaną.
6. Roll-out Ocen szczegółowych na cały majątek
Przeszkolenie zespołów projektowych – krok wymagany, gdy projekt Analizy Krytyczności jest realizowany w dużej organizacji przez więcej niż jeden zespół i obejmuje osoby, które nie były obecne przy wcześniejszych krokach związanych z opracowaniem metodyki Analizy Krytyczności. Elementem szkolenia powinno być również zaplanowanie spotkań, rytmu pracy oraz raportowania wyników.
Pozyskanie Ocen szczegółowych – zalecane podejście obejmuje samo pozyskanie ocen szczegółowych w poszczególnych kryteriach bez widoczności finalnej oceny (Krytyczności Obiektu). Istnieją 2 argumenty przemawiające za takim podejściem:
- Widoczność oceny finalnej, może powodować sugestię do jej podniesienia lub obniżenia.
- Widoczna finalna ocena może się zmienić w przyszłości na etapie opracowania finalnego Modelu Agregacji.
W przypadku, gdy założono, że Oceny szczegółowe będą bazować na danych dostępnych w systemach informatycznych, roll-out ocen szczegółowych oznacza implementację wypracowanych zasad w systemach i uzyskanie ocen w sposób zautomatyzowany przy minimalnym wpływie czynnika ludzkiego.
Jeszcze w trakcie Ocen szczegółowych dobrze jest zaplanować metody zapewnienia jakości, czyli powtarzalności i rzetelności uzyskiwanych wyników. Jeżeli nad analizą pracuje kilka zespołów (np. w 4 różnych lokalizacjach), a pracują na podobnych typach majątku, wtedy weryfikacja zgodności podejścia jest zalecana.
7. Opracowanie Modelu Agregacji
Ostateczną wersję Modelu Agregacji opracowuje się po uzyskaniu min. 80% ocen szczegółowych. W Modelu Agregacji funkcjonuje szereg mechanizmów, które mają na celu sprowadzenie ocen szczegółowych do finalnego wyniku m.in.:
- dopasowanie przeliczeń punktowych z Ocen szczegółowych np. A=5, B=3, C=1,
- dopasowanie wag dla poszczególnych kryteriów np. BHP = 2; Wpływ na produkcję = 1,5; Wpływ na wizerunek = 0,5,
- konwersja kryteriów liniowych i binarnych na klasy A, B, C i punkty
- zasady przeliczenia ocen szczegółowych na finalną wartość punktową np. sumowanie, wymnażanie, średnia, wartość maksymalna)
- przeliczenie punktów na wynik finalny zazwyczaj z wykorzystaniem przedziałów np. A, jeżeli suma punktów (10,15>; B – (5,10); C - <3,5>. Na tym etapie wprowadza się w niektórych przypadkach warunki logiczne np. Jeżeli ocena w BHP = A, to finalna ocena nie może być niższa niż B niezależnie od liczby punktów.
Częstą praktyką jest opracowanie kilku Modeli Agregacji, porównanie otrzymanych wyników i rozkładów ocen, aby wybrać ten, który jest najbardziej dopasowany do potrzeb organizacji.
Kryterium sukcesu w przypadku opracowania Modelu Agregacji jest uzyskanie finalnych ocen oraz ich akceptacja przez interesariuszy.
Pozostawienie wyników Analizy Krytyczności w arkuszu Excel lub - co gorsze - wydruku w segregatorze, prawdopodobnie spowoduje, że po zakończonym projekcie nikt do nich nie zajrzy. Dobrą praktyką jest na początku projektu określić gdzie wyniki AK powinny się znaleźć po jej przeprowadzeniu, a następnie zaimportować je po opracowaniu Modelu Agregacji i zatwierdzeniu. Należy pamiętać, że Krytyczność Obiektu z czasem może ulegać korektom oraz, że każdy nowy obiekt wprowadzony do struktury należy również przeanalizować pod tym kątem.
8. Wdrożenie Analizy Krytyczności w procesy organizacji
Jeżeli chcesz uniknąć sytuacji, w której Analiza Krytyczności jest segregatorem wyciąganym na światło dzienne tylko „na Audyt”, zaplanuj wprowadzenie Analizy Krytyczności do procesów swojej organizacji. Typowa reprezentacja AK w procesach biznesowych to
- zdefiniowany proces okresowej rewizji Analizy Krytyczności,
- uwzględnienie wykorzystania Krytyczności Obiektu w procesach takich jak priorytetyzacja inwestycji odtworzeniowych, analiza krytyczności części zamiennych, priorytetyzacja prac bieżących, budżetowanie, itp.
- uwzględnienie Krytyczności Obiektu w planowaniu projektów takich jak optymalizacja prewencyjnego UR (PMO), modernizacje, analizy przyczyn źródłowych awarii (RCFA) itp.
Uprocesowienie AK to jedyny sposób na osiągnięcie realnej, długofalowej wartości z projektu.
Podsumowanie
Patrząc na pełny proces wdrożenia Analizy Krytyczności na pierwszy „rzut oka”, może wydawać się złożony, ale w rzeczywistości większość analiz zawiera wybrane elementy. Proces analizy i jej elementy nie mogą być bardziej złożone niż zdolność organizacji do ich utrzymania. Wiele w tym zakresie zależy od wielkości organizacji oraz oczekiwań względem samej analizy.
Czytaj więcej:
Usługi pokrewne:
Informacje
- O nas
- Blog
- Kontakt
- Regulamin szkoleń